法人から自治体への住民票の写し請求業務のデジタル化を実現
「法人請求オンラインサービス」トライアル版を21自治体が導入
富士フイルムシステムサービス株式会社（本社:東京都新宿区、代表取締役社長:井上 あまね）は、「法人請求オンラインサービス」トライアル版を新たに21自治体※1が10月30日から導入することをお知らせします。本サービスは、債権回収業務や契約情報確認を必要とする金融機関※2などの法人が自治体に対して、郵送で行っていた住民票の写しを請求する業務（郵送請求）をデジタル化し、法人・自治体双方の郵送請求にかかわる業務を効率化するものです。当社は、2025年度に本サービスの事業化を予定しており、将来的には国内の自治体の約8割（1,400自治体）への導入を目指しています。
これまで法人が郵送請求を行う場合には、紙ならではの作業である請求用書類の出力や封入・投函業務が発生し、自治体ごとに異なる請求手続きに対応していました。また、定額小為替※3を購入する手間と手数料の支払い、自治体へ書類を送付する郵送代などの負担が生じていました。自治体側でも、受領した封筒の開封や同封書類の管理、おつりを支払うための定額小為替の準備や換金処理などの業務が発生し、自治体によっては年間2万件以上の郵送請求に対応する場合もありました。そのため、法人および自治体双方での業務負荷の軽減が重要な課題となっていました。
本サービス※図１は、オンライン上で請求業務が行えるため、法人は、住民票の写しを請求するための紙の請求用書類の作成・出力や封入封緘、投函業務や請求時の郵送費用が必要なくなります。また自治体は、請求用書類の入った封筒の開封や受領した書類の管理が不要となります。さらに、法人および自治体ともに定額小為替の購入手数料や管理業務が削減されます。
法人は郵送での請求業務や定額小為替の購入が不要となり、自治体はシステム上で請求内容を確認できるようになります。
図１：「法人請求オンラインサービス」導入イメージ
法人と自治体ともに定額小為替や請求用書類への対応が不要となることで、
従来郵送請求対応として発生していた20業務が本サービス利用で11業務へ削減可能となります。
図２：「法人請求オンラインサービス」導入前後の業務フロー比較
2022年11月30日に当社は、法人からの郵送請求業務をシステム上で行うサービスの開発に向け、10自治体・7法人が参加するワーキンググループ※4を発足させました。ワーキンググループにおいて自治体・法人とサービス内容の検討を推進し、「法人請求オンラインサービス」トライアル版を構築しました。現在までに、4自治体※5と法人2社※6がトライアル利用を開始しており、今回新たに利用を開始する21自治体を含めると利用自治体数は合計25自治体となります。
当社は、本サービスにより、従来発生していた郵送請求にかかわる全業務工程数のほぼ半減※図2を見込んでいます。これにより、法人・自治体双方の業務効率化を実現し、自治体における約4割の業務時間短縮をサポートします。
富士フイルムシステムサービスは、今後も、戸籍総合システムや戸籍・住民関連業務アウトソーシングサービス※7の提供を通じて獲得してきた、自治体業務効率化に関する知見やノウハウを生かし、自治体業務のDXに貢献していきます。
「法人請求オンラインサービス」効果に関する町田市役所 市民課担当者コメント
町田市役所では「法人請求オンラインサービス」導入前と導入後の業務フローを比較し、効果について検証しました。今後本サービスを利用した申請が増加することで、導入前は1件あたりの作業に約45分も要していたのに対し、導入後は約26分と、4割以上の業務時間を短縮することができると見込んでいます。現在トライアル中のため、システムを利用する法人はまだ少ないものの、今後、利用する法人や申請件数が増えるのに比例して、業務全体の効率化も進んでいくと考えています。
- ※1愛知県田原市、茨城県つくば市、茨城県日立市、愛媛県大洲市、愛媛県松山市、大阪府泉佐野市、大阪府茨木市、大阪府河内長野市、大阪府羽曳野市、沖縄県石垣市、沖縄県沖縄市、沖縄県豊見城市、高知県香南市、佐賀県玄海町、滋賀県高島市、静岡県掛川市、千葉県旭市、兵庫県播磨町、兵庫県姫路市、福井県勝山市、宮城県角田市（五十音順）
- ※2クレジットカード会社や保険会社など
- ※3主に少額送金の際に、現金の代わりに封入する定額の為替。（2022年1月17日に定額小為替の購入手数料が従来の倍の200円となり、証明書を郵送で請求するためのコストが増加した経緯がある。）
- ※4ワーキンググループ活動期間：2022年12月1日より2023年3月31日
ワーキンググループ参加自治体：大阪府四條畷市、埼玉県所沢市、佐賀県佐賀市、千葉県木更津市、東京都墨田区、東京都多摩市、東京都東村山市、東京都町田市、福岡県北九州市、北海道札幌市（五十音順）
ワーキンググループ参加企業：アイフル株式会社、アコム株式会社、株式会社オリエントコーポレーション、株式会社クレディセゾン、住友生命保険相互会社、ソニー生命保険株式会社、ニッテレ債権回収株式会社（五十音順） - ※5東京都東村山市、東京都町田市、佐賀県佐賀市、千葉県木更津市（サービス導入順）
- ※6セゾン債権回収株式会社（クレディセゾングループ）、ニッテレ債権回収株式会社（サ―ビス導入順）
- ※7業務の専門性や品質管理の知識を有した当社従業員が自治体職員に代わり、窓口業務を行うサービス
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- 富士フイルムシステムサービス株式会社 経営統括本部 経営企画部 総合計画グループ
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