디지털 워크플레이스 솔루션으로 완전히 달라지는 회의실

회의실은 팀이 브레인스토밍을 하고 의사결정을 내리는 장소입니다. 하지만 워크플레이스 기술이 발전하고 업무 문화가 변화하면서 이러한 회의 공간도 이제 디지털 워크플레이스로 바뀌고 있습니다.

오늘날 기업들은 효율성과 생산성을 개선하기 위해 워크플레이스 기술을 점점 더 많이 도입하고 있습니다. 워크플레이스에서의 디지털화는 우리가 업무를 수행하고 동료들과 연결되는 방식을 바꾸고 있습니다. 그렇다면 워크플레이스 기술은 전통적인 회의실을 어떻게 바꾸고 있을까요? 예측 가능한 미래에 회의실은 과연 어떤 모습일까요? 이번 기사에서 한번 알아보겠습니다.

중역 회의실부터 가상 공간까지 회의실은 지금까지 어떻게 진화해 왔을까요?

회의실 하드웨어 및 설계는 지난 수십년간 사무실 기반 업무 스타일에 어울리는 모습을 유지해 왔습니다. 하지만 최근 3년간 물리적 사무실은 직원들의 원격 근무, 화상 회의 플랫폼을 이용한 팀 회의 증가, 대면 고객 회의 감소와 같은 몇번의 변화를 겪었습니다.

회의실이 논의와 의사결정을 위한 장소인 것은 변함이 없지만 이러한 공간의 설계와 목적은 달라졌습니다. 오늘날 기업은 직원들이 이러한 회의실을 이용하는 방법을 정할 필요가 있습니다. 이를 위해서는 먼저 직원들이 회의를 하는 이유부터 알아야 합니다. 다음 항목들을 확인함으로써 직원들이 가진 니즈를 심층적으로 파악할 수 있습니다. 그러고 나면 보다 몰입할 수 있고 생산적인 회의를 지원하는 기술을 통해 회의실을 재설계하거나 업그레이드할 수 있습니다.

회의의 목적: 체크인 회의, 업데이트 회의 및 기획 회의

먼저 일일 스탠드업 회의와 같은 일반적인 회의부터 개선합니다. 이러한 회의는 굳이 대면으로 진행할 필요는 없지만, 화상 회의로 할 경우 참석자 모두가 Docuworks Cloud와 같이 동시 편집 및 실시간 업데이트를 지원하는 공유 클라우드 기반 문서 툴을 이용할 수 있어야 합니다.

먼저 일일 스탠드업 회의와 같은 일반적인 회의부터 개선합니다. 이러한 회의는 굳이 대면으로 진행할 필요는 없지만, 화상 회의로 할 경우 참석자 모두가 Docuworks Cloud와 같이 동시 편집 및 실시간 업데이트를 지원하는 공유 클라우드 기반 문서 툴을 이용할 수 있어야 합니다.

회의 중 프로젝트 진도 확인 절차를 간소화하려면 킨톤이나 DocuWorks Cloud와 같은 올인원 워크플레이스 플랫폼을 도입하세요. 이러한 솔루션은 각 프로젝트 단계가 완료되거나 지연될 때마다 알림을 제공합니다. 따라서 팀은 정보를 바탕으로 보다 신속하게 의사결정을 내리고 병목현상을 방지할 수 있습니다. 또한 회의 횟수를 줄일 수 있어 직원들이 생산적인 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

회의의 목적: 전략 세션

전략 및 브레인스토밍 세션에는 회의에서 무엇이 필요하든 그에 맞게 조정할 수 있는 유연성이 필요합니다. 회의 공간의 조정 가능성을 유지하려면 하드웨어가 아닌 회의실 소프트웨어를 도입하세요.

예를 들어, 모두가 모여 준비해 온 아이디어를 공유하는 브레인스토밍 세션을 지원하려는 경우, Reactiv Suite와 같은 소프트웨어 툴을 사용하면 대면 또는 하이브리드 회의의 양방향성을 강화할 수 있습니다. 또한 워드 또는 파워포인트 파일을 PDF나 URL 페이지로 바로 열 수 있으면 대화의 흐름이 깨지는 것을 방지할 수 있으므로 큰 도움이 됩니다. 하이브리드 회의에서는 발표자가 중심이 되도록 카메라 피드를 조종하는 것이 아이디어를 교환하는 데 있어서 매우 중요합니다. 대면 회의의 경우, 참석자 모두 자신의 장치를 무선으로 연결하여 휴대폰, 태블릿 또는 랩탑에 있는 자료를 쉽게 제시할 수 있도록 해야 합니다.

더 이상 선택 사항이 아닌 하이브리드 회의실

회의실 카메라

하이브리드 회의에 원격으로 참석한 사람은 아무래도 회의에 적극적으로 참여하기가 더 어려울 수 있습니다. 이는 특히 원격 참석자가 회의에서 개개인이 아닌 하나의 그룹을 상대하는 느낌을 받기 때문입니다. Innex Cube와 같은 화면 동등성을 지원하는 회의실 기술은 각 회의 참석자를 화면에 개별 타일로 표시하여 원격 참석자가 보다 편안함을 느끼도록 도와줍니다. Innex C830 컨퍼런스 카메라와 같은 솔루션은 6개의 레이아웃 모드를 통해 원격 참석자가 참석자 개개인, 발표자 및 나머지 그룹 구성원(또는 그룹 및 개별 참석자의 개요)을 화면으로 볼 수 있도록 지원합니다.

회의실 발표자

회의 오디오/비디오 솔루션의 업그레이드와 관련해서 비주얼보다는 오디오를 우선적으로 업그레이드해야 한다고 주장하는 사람도 있습니다. 내부 회의에서든 아니면 고객과의 피치 회의에서든, 음성의 톤은 회의 중 참석자의 발언을 이해하는 데 있어서 매우 중요합니다. 작지만 강력한 Jabra 스피커폰은 사무실에서 사용할 수 있는 뛰어난 툴입니다. 휴대가 용이해서 굳이 모든 회의실에 설치해 놓을 필요가 없습니다. 회의가 열릴 회의실로 옮겨가며 사용하면 됩니다.

디지털 워크플레이스 시대를 위한 차세대 회의실

앞으로 기업들은 협업과 생산성을 강화하기 위해 회의실을 업그레이드해야 합니다. 새로운 회의실의 모습은 다음과 같을 것입니다.

• 유연성 및 민첩성: 미래의 디지털 워크플레이스는 다원적인 모습을 보일 것입니다. 다양한 세대와 국적의 사람들이 함께 일할 것입니다. 따라서 회의실도 회의의 목적 또는 팀의 업무 스타일에 따라 준비될 수 있도록 높은 다용도성및 적응성을 갖출 필요가 있습니다. 이를 통해 협업과 새로운 아이디어를 증진하는 포용적 환경을 조성할 수 있습니다.
• 국경 없는 협업: 하나의 프로젝트를 놓고 전 세계 다양한 지역의 팀들이 함께 일하는 모습을 상상해 보세요. 경계선은 존재하지 않습니다. 미래의 회의실은 클라우드 기반 콘텐츠 관리 및 문서 취급 애플리케이션과 같은 툴과 소프트웨어를 사용하여 문화, 아이디어 및 인재들의 중심이 될 것으로 기대됩니다. 이러한 환경은 조직 내 글로벌 마인드셋을 증진할 것입니다.
• 양방향 워크플레이스:양방향 디스플레이, 가상 현실(VR) 및 증강 현실(AR)과 같은 혁신 기술은 미래 회의실의 몰입성과 양방향성을 더욱 강화할 것입니다. 여러분과 여러분의 팀원들은 마치 참석자 모두가 현장에 있는 것처럼 생생하게 회의를 진행할 수 있습니다. 사람들은 쉽게 아이디어를 공유하고 개념을 시각화할 수 있습니다. 이러한 환경은 적극적 참여와 생산성뿐만 아니라 창의성과 혁신성까지도 향상시켜 줍니다.
• 지능형 자동화: 워크플레이스에서의 자동화는 갈수록 확산되고 있습니다. 이러한 자동화에는 기록, 의제 설정, 회의 일정 수립과 같은 작업을 지원해주는 인공지능(AI)도 포함됩니다. 덕분에 여러분의 팀은 보다 전략적인 업무에 집중하고 귀중한 시간을 절약할 수 있습니다.
• 지속가능성 및 친환경 계획: 이러한 개념들은 점점 더 디지털 워크플레이스의 필수 요소가 되어가고 있습니다. 회의실에 친환경 관행을 도입하여 탄소 발자국을 최소화하고 더 푸른 미래를 만드는 데 기여할 수 있습니다. 이러한 노력에는 에너지 효율이 높은 조명 및 장비를 사용하고, 재활용을 장려하고, 낭비를 줄이는 노력 등이 포함됩니다.

오늘날 워크플레이스 기술은 회의실에 대한 개념을 단순한 물리적 공간을 넘어서는 개념으로 확장시켰습니다. 이제 회의실은 여러 지역과 시간대의 사람들이 참여하는 연결된 환경이 되었습니다.

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탄탄한 디지털 워크플레이스 전략을 통한 비즈니스 확장

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