Vào năm 2016, một nhà cung cấp bảo hiểm Nhật Bản có trụ sở tại Hoa Kỳ, insurance110, đang trong quá trình mở chi nhánh thứ tư của họ. Trong khi CEO kiêm nhà sáng lập, Yoshihiro Arishika, và nhóm của ông đang tiến hành việc mở rộng, họ nhận ra rằng phương pháp vận hành hiện có của họ đang đối diện với những thách thức lớn khi mà số lượng các chi nhánh tăng lên.

Trước tiên, thông tin khách hàng chỉ được tìm thấy trên các mẫu đơn giấy mà khách hàng điền vào. Yoshihiro đã phải đích thân đến từng chi nhánh và trích ra các mẫu đơn giấy để xác nhận tình trạng khách hàng với nhân viên. Tiếp đến, các dữ liệu kinh doanh được quản lý trên các bảng tính Excel chia sẻ trên Dropbox và được nhân viên cập nhật mỗi ngày. Mặc dù nó được quản lý trên một định dạng chia sẻ kỹ thuật số, nhưng đôi khi các thông tin quan trọng vẫn vô tình bị xoá mất khi mà cùng một lúc nhiều nhân viên làm việc trên cùng một tài liệu.

Công ty biết rằng sẽ còn nhiều những sự cố như vậy khi mà nhiều chi nhánh được mở và nhiều nhân viên tham gia với công ty hơn.

“Giải pháp chúng tôi sử dụng trước đây có vấn đề với sự linh hoạt và tốc độ. Kintone thì khác. Tôi có thể tự mình xây dựng các ứng dụng với bố cục mà tôi muốn, và nhân viên của tôi có thể học cách tự tuỳ chỉnh các mẫu đơn,” Yoshihiro cho biết.

Một lợi ích khác khi chuyển sang Kintone đó là việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. “Việc chuyển đổi từ hệ thống vận hành trước đây sang Kintone rất là thông suốt,” Yoshihiro chia sẻ.

“Khi sử dụng Dropbox và các bảng tính, tôi cần khoảng 30 phút để có thể nắm được tổng thể tình hình kinh doanh,” ông ấy cho biết. “Tôi phải tự tay mở các bảng tính của từng chi nhánh được lưu trên các thư mục khác nhau, sau đó kiểm tra từng tập tin một. Với Kintone, tôi chỉ cần đăng nhập, và báo cáo kinh doanh tổng hợp của tất cả các chi nhánh hiển thị trước mắt tôi trên cổng thông tin. Chỉ trong vòng 3 phút, tôi đã xong công việc kiểm tra tình hình kinh doanh thường nhật.”

Giờ đây, nhóm của Yoshihiro vẫn tiếp tục xây dựng các ứng dụng để sắp xếp các quy trình làm việc của họ. “Ứng dụng gần đây nhất mà chúng tôi tạo ra là ứng dụng quản lý truy vấn mạng. Chúng tôi lấy từ 80 đến 90 phần trăm các truy vấn thông qua các trang mạng của chúng tôi, và trước khi sử dụng Kintone, nhân viên của chúng tôi sẽ chia sẻ các truy vấn này với nhóm qua thư điện tử. Giờ đây, với Kintone, chúng tôi có thể phân bổ nhân viên nào chịu trách nhiệm và nắm được tình trạng của từng phiếu hỗ trợ cũng như các phiếu chưa được xử lý chỉ trong nháy mắt.” Yoshihiro cho biết.

Kintone không chỉ làm cho cuộc sống của Yoshihiro dễ dàng hơn mà còn cho cả cuộc sống và công việc của nhân viên ông. Công ty đã mở rộng từ ba chi nhánh lên chín chi nhánh chỉ trong hơn hai năm. “Nó thật sự thay đổi cuộc chơi của chúng tôi,” Yoshihiro chia sẻ. “Với Kintone, chúng tôi có thể thật sự tập trung vào việc làm cho insurance110 vững mạnh: cung cấp các sản phẩm hoàn hảo với phương châm hướng đến khách hàng đó là luôn đặt con người lên hàng đầu.”