Tự động hóa quy trình làm việc của rô bốt (RPA) có thể giúp doanh nghiệp của bạn như thế nào
Sự xuất sắc trong vận hành sẽ như thế nào ngày nay ở thế kỷ thứ 21? Các tiềm năng của công nghệ mới cho phép tối ưu hóa năng suất, và các thách thức bảo mật quan trọng của các nơi làm việc chỉ dựa trên dữ liệu, thì tự động hóa quy trình làm việc bằng robot (RPA) là một lĩnh vực trọng tâm chiến lược đối với các doanh nghiệp trong tương lai. RPA đang được tận dụng ngày càng tăng để chuyển hướng các nguồn nhân lực có giá trị cao về thời gian và năng lượng về các quy trình có tính tuyến đầu cần yếu tố con người là trung tâm, đòi hỏi các đánh giá định tính.
Nhưng công nghệ mạnh mẽ này mang đến nhiều hơn việc chỉ đảm nhận các công việc lặp lại và mất thời gian – Nó còn có thể hỗ trợ khung bảo mật toàn diện vừa nghiêm ngặt vừa có thể mở rộng để đối đầu với nhiều nguy cơ.
Tự động hóa: Nâng cao hiệu suất con người
Đối với nhiều doanh nghiệp, quy trình làm việc này nay là một sự kết hợp dựa các tiến trình thủ công theo nguyên tắc và đòi hỏi thực hiện nhiều thao tác phức hợp. Cân bằng hai quy trình này được thực hiện càng khó khăn hơn bởi việc gia tăng theo cấp số nhân khối lượng thông tin cần phải được xử lý và tạo áp lực giữ chân cả nhân viên lẫn khách hàng ở một thị trường đầy cạnh tranh và đông đúc. RPA bao gồm toàn bộ phạm vi công nghệ cùng nhau cung cấp một giải pháp mạnh mẽ cho nhiều thách thức về năng suất này. Nó giải quyết các khó khăn trong việc xử lý dữ liệu bằng sự tự động hóa nhập dữ liệu và các công việc khác cần thực hiện gấp và hay bị thiếu sót nếu con người làm. Tăng tốc quy trình trích xuất, nhập và xác nhận thông tin bằng cách này cho phép các doanh nghiệp đang phát triển phục vụ một cơ sở khách hàng lớn hơn, trong khi vẫn hỗ trợ khả năng tập trung vào các hoạt động mang lên giá trị bổ sung đòi hỏi sự tương tác và dấn thân của con người. Ví dụ một công ty dịch vụ tài chính tại New Zealand đã áp dụng giải pháp RPA của FUJIFILM Business Innovation để tự động hóa quy trình tích hợp như làm sạch dữ liệu và tổng hợp thông tin từ một vài cổng thông tin khách hàng. Nếu công việc thực hiện bởi con người, các tiến trình này thường mất vài tiếng đồng hồ; nhưng với giải pháp RPA, công việc làm sạch dữ liệu được giảm xuống còn 30 phút, và tổng hợp cổng thông tin khách hàng được rút xuống còn 3 phút mà không có lỗi nào.
Giải pháp được cung cấp mang lại lợi ích hợp tác cho cả hai bên vượt ra việc chỉ tiết kiệm thời gian tức thời. Được giải phóng khỏi sự nhàm chán của các công việc có các thủ tục khó khăn, nhân viên có thể tập trung vào các công việc liên quan đến khách hàng, giải quyết các vấn đề mang tính sáng tạo, và hợp tác linh hoạt. Thời gian hoàn thành nhanh hơn cũng tăng tiết kiệm tài chính, trong khi vẫn tăng độ chính xác của dữ liệu và khả năng dịch vụ.
Bảo mật linh hoạt: Đảm bảo các biện pháp tuân thủ có thể mở rộng
Bản chất của dữ liệu số hóa là nó có thể truy cập thông qua nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại di động và máy in, và bởi nhiều người sử dụng với các hồ sơ khác như những nhân viên cũ hoặc hiện tại, hoặc người dùng là khách hàng. Để đối phó với các rủi ro về bảo mật dữ liệu này, các doanh nghiệp cần phải triển khai một loạt các phương thức và công nghệ tốt nhất để thực hiện phản ứng bảo mật tự bảo vệ mình thông qua các cả các điểm truy cập nhạy cảm. Máy in là một thiết bị phổ biến được sử dụng chung, vì vậy nó giữ vai trò là một điểm truy cập nhạy cảm nơi mà dữ liệu được thường xuyên lưu trữ và luân chuyển, FUJIFILM Business Innovation cung cấp một loạt các giải pháp bảo mật chiến lược cho các doanh nghiệp để giảm thiểu tối đa và quản lý rủi ro ở từng giai đoạn của quy trình làm việc:
1. Xác định danh tính người sử dụng có thể được lập trình và chỉnh cho phép những người được phép truy cập đối với các tài liệu quan trọng.
Điều này giảm thiểu biên độ lỗi do con người tạo ra, và cũng đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quy định.
2. Một báo cáo tự động cho mỗi lịch sử truy cập của người dùng, thiết bị, và ngày tháng của mỗi tài liệu bổ sung thêm lớp bảo mật quan trọng, cung cấp cho các nhân viên quản trị một lộ trình kiểm tra tự động và toàn diện trong tầm tay của họ.
3. Các nhân viên quản trị có khả năng lưu trữ, phân loại và lưu một khối lượng lớn thông tin – từ những hồ sơ nhận dạng số hóa đến hồ sơ lưu trữ hoạt động dữ liệu – giúp không những dễ dàng hơn truy vết bất kỳ các vi phạm bảo mật tiềm ẩn nào, mà còn chủ động trong việc ngăn chặn chúng.
4. Bảo vệ dữ liệu có bản quyền thông qua hệ thống quản lý bản quyền kỹ thuật số (DRM), một chiến lược có nền tảng trên hệ thống thông minh để cân bằng quyền truy cập dữ liệu an toàn thông qua nhiều chức năng ví dụ như cho phép xem tài liệu và mã hóa tập tin.
Khai thác tối đa sức mạnh của RPA
RPA cho phép hoạt động tối ưu đáp ứng các nhu cầu ngày càng tăng và các cơ hội về thời gian: mở rộng quy mô tuân thủ bảo mật trong một bối cảnh các rủi ro gia tăng không ngừng và tăng tốc các hình thức về năng suất mới. Việc tận dụng sức mạnh này, tuy nhiên, yêu cầu sự đầu tư vào đối tác có chuyên môn, kỹ thuật, và hướng dẫn để hỗ trợ các công ty xây dựng chiến lược triển khai và có cấu trúc được tự động hóa dành riêng cho họ.
Giải pháp RPA của FUJIFILM Business Innovation cung cấp phương pháp tiếp cận từ đầu đến cuối để tối ưu hóa hoàn toàn các tiềm năng của RPA, thông qua việc chuyển đổi quy trình làm việc và số hóa các quy trình sử dụng chuyên về tài liệu. Nhờ sự kết hợp của công nghệ tự động hóa trực quan – trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), thu thập thông tin, tính di động, phân tích và điều phối quy trình FUJIFILM Business Innovation giúp cho các tổ chức đạt được cấp độ đổi mới và sự xuất sắc tiếp theo.
Liên hệ các đại diện kinh doanh của FUJIFILM Business Innovation để tìm hiểu thêm.
