辦公室數位轉型，不能只做表面功夫
辦公室數位轉型，不能只做表面功夫
數位轉型議題正熱，許多企業跟隨這波熱潮，準備進行辦公室改革；但落實轉型必須一路做到核心，不能只做表面功夫，尤其對資金、規模較小的中小型企業而言，轉型並不如表面般簡單。
因此，在探討數位轉型之前，我們應花一些時間了解什麼是數位轉型？轉型的定義為何？
倘若問十幾個人，何謂數位轉型？你可能會得到十幾種不同的答案。其實，在現今複雜的商業環境中，每個企業對數位轉型的定義和目標都不同。
商業評論家Greg Verdino對於數位轉型的定義，他表示：「數位轉型拉近了客戶期望與企業實際交付成果之間的差距。」
無論您的企業是屬於直接面對消費者B2C，或是B2B商業模式，對於已習慣在「一鍵啟動」高效率的辦公世代而言，不可能再忍受緩慢、繁瑣的工作流程和互動模式。現今局勢已改變，所有的企業都必須適應新規則：啟動轉型、導入系統、人機協作。即便如此，並不代表CEO和CIO應急著在一夕之間匆促地啟動革新；數位轉型需要縝密完善的策略、企業文化的轉變、開放的心態以及合適的技術基礎。
近期商業研究發現，效率低的工作流程會使企業每年損失高達20-30%營收；因此，企業在實行數位化時，應注意以下事項：
數位差異是甚麼？
數位轉型的主要優勢之一，是能更有效地整合公司資料，無須再翻箱倒櫃尋找紙本文件、散落各處的檔案資料，能更有效率地、準確地找到所需的資訊。除此之外，利用自動化工作流程和AI人工智慧，進一步擷取、分析數據資料，最大化資料使用價值；辦公室多功能事務機也比以往更智能，可藉由分析數據和文件資訊，即可全面掌握企業的成本和存取權限，保護機敏文件。
提升生產力
數位化和自動化不僅簡化工作流程管理，為員工創造更多生產時間，企業也因此擁有更多時間和能力進行擴充，享受更輕鬆智能的管理。
減少資安風險
數據、文件資料是企業內部重要資產，優化資料安全性的防護機制更為重要，並應透過稽核軌跡保護完整的文件生命週期、即時查閱每份文件完整記錄。
但是，人為錯誤所造成資安漏洞，則難以透過系統進行防護；因此，將工作流程自動化就能輕鬆避免人為疏失造成的資安漏洞。
盡可能降低停機時間
當紙本文件流程轉換為數位化工作流程的過渡時期，可能會造成內部流程暫時停擺，主因是員工仍須一些時間適應轉型變革。因此，提供新舊流程轉型的橋梁，像是能整合辦公室文件流程的多功能事務機，可做為紙本數位化的起點，讓員工快速適應數位轉型，避免工作流程碎片化，以大幅降低流程轉換所造成的停機時間並最大化生產力。
辦公室多功能事務機以不再只是硬體設備，而是自動化工作流程的關鍵驅動力，為企業提供彈性擴充、直覺式操作工具、行動裝置整合和資訊安全機制，讓工作團隊存取文件資料更便利、更安全。
但問題來了，哪一種自動化工作流程解決方案符合您的數位轉型計畫？建議透過以下三個問題，了解數位轉型的可解決的問題：
如果遇到問題該怎麼辦？
現在許多硬體設備具備自我診斷問題的功能，在問題發生前傳送通知，但倘若無法自行解決問題，該如何處理？因此，確認多功能事務機是否有專業的維修團隊、處理問題的反應速度、遠程客服支援非常重要。
當設備意外當機，下一步該怎麼辦？
產業活動競爭激烈，無法容忍設備意外當機而影響企業正常運營。因此，企業可選擇正確的解決方案，以減少設備意外當機和停機時間。RDHC遠端裝置狀態檢查服務 (Remote Device Health Check) ，並透過TQMS追蹤品質管理系統進行預測維護支援服務，幫助企業分析、預測設備潛在問題，提前預防並主動採取修正行動，確保設備保持最佳運作狀態，提高辦公室工作流程的整體效率。
數位化是否能管控成本？
成本管控和營收對企業運營極為重要，選擇正確的合作夥伴以加快數位轉型，降低成本、提高生產力並改善客戶互動。因此，採用正確的策略和先進的數位系統，讓您的企業成為數位轉型領跑者。
數位轉型過程難免會遇到許多阻礙，像是預算不足、IT環境和系統無法支援或無法整合硬體設備等挑戰，但數位轉型不能只做表面功夫，必須要以全新思維面對數位轉型，提升辦公效率、生產力，並且免於被束縛在辦公室。
富士全錄幫您整合多功能事務機與自動化工作流程，加速數位轉型。
