自動化如何幫助亞太地區中小企業提升關鍵功能

覺得在亞洲擴展事業很困難嗎？你並不孤單。根據世界經濟論壇研究指出，67% 的中小企業（SMB）都認為維持並發展新業務是個艱難挑戰。

即使全力以赴，有限的資源依然會妨礙你的擴展和成長目標。此外，SMB 的員工經常需要身兼多職，例如同時負責財務和人力資源，這最終導致員工倦怠，工作表現也受影響。

好消息是，工作場所的自動化提供解決方案。RPA軟體機器人可以處理重複性的工作，讓員工能專注於對公司更有價值的任務。自動化工作流程可以簡化處理程序，使擴展事業時提升成本效益。

那麼，中小企業可以自動化哪些工作流程或業務流程呢？那些需要大量處理、耗費員工寶貴時間和精力的重複性工作，通常單調且容易出錯，正是自動化的理想對象。

思考工作流程自動化解決方案如何改善現有的商業流程

1. 發票處理：隨時取得最新數據

處理發票是中小企業的日常工作，但手動處理大量發票既耗時又費力。

自動化應付帳款 (AP) 利用人工智慧進行數據擷取、無接觸處理和電子工作流程，消除了人工處理需求，節省時間、提高生產力、減少錯誤並降低處理成本。這些效益對財務人員和企業主來說尤為重要。

2. 資料處理：釋放員工寶貴的時間

中小企業常常面臨繁瑣的重複性工作流程。舉例來說，中型金融顧問公司 Lifetime 發現高階員工需要花大量時間手動擷取數據，以用於客製化的客戶入口網站，手動作業不僅效率低且消耗不少人力資源，因此，他們決定尋找更好的解決方案。

Lifetime 尋求RPA機器人流程自動化，讓RPA機器人依規則設置，學習和執行重複性工作，模仿人類互動方式。RPA 幫助中小企業簡化需要人工處理的單調工作，加快專案進度，取得更好成果。例如，Lifetime 現在只需幾分鐘就能完成原本耗時的資料拼湊工作。

3. 文件簽署與審核：不用再癡癡地等實體紙本簽名

許多中小企業花費大量時間和精力去收回客戶、供應商或合作夥伴的紙本合約簽名，這常常導致延誤並增加運營成本，特別是當簽署人位於不同城市或國家時。

電子簽名解決方案能快速處理緊急合約。電子簽名平台解決方案，使用由信任憑證機構發行的公開金鑰基礎架構 (PKI)，確保文件簽名安全且具法律效力。

了解自動化對中小企業的影響

您可能對自動化對工作流程的影響有許多疑問。我們整理了一些常見問題來回答您的疑慮。

中小企業自動化有多安全？會讓我更容易受到網絡威脅嗎？

如果遵循最佳實踐，中小企業自動化可以非常安全。大多數知名的工作流程自動化平台都把安全性視為首要任務，採用加密的安全存取控管措施，並定期更新軟體以消除潛在威脅。

但如果新技術未得到妥善管理，可能會引發新的漏洞。中小企業應選擇可靠的平台，並採取網絡安全措施，定期進行安全性評估，將潛在風險降到最低。

工作流程自動化如何提高競爭優勢？

改善客戶體驗

自動化能提升企業運營效率，縮短客戶和顧客的周轉時間。這使得團隊能將更多時間和資源投入策略性活動，增強客戶和顧客的產品使用體驗。

促進創新

擁抱自動化的中小企業也更容易實現創新。Forbes Technology Council 的 Sunil Ranka 曾說過：「自動化能通過釋放資源並提供數據和洞見來觸發創新。」她說明了自動化和創新之間的積極回饋循環，兩者互相推動進步。「創新可以引領新技術和工具的發展，成為自動化的催化劑。」

採用工作流程自動化有多容易？

技術進步讓中小企業更容易採用工作流程自動化解決方案。現代平台設計時考慮到擴展性，能滿足中小企業及大型企業的成長需求。

人工智慧和深度學習的進步也讓工作流程自動化能應用於多個部門，並隨著技術的發展，創造在整個企業內實施的機會。

不過，企業應投資合適的基礎設施和 IT 人員，以便順利導入這類解決方案。

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