看數位辦公解決方案如何打造現代化會議空間

會議室是腦力激盪、創意發想和團隊決策的場所。然而，隨著工作場所技術的發展和工作文化的變遷，這些空間已經轉型為數位辦公場所。

現代企業逐漸採用各種數位辦公工具來提升效率和生產力。數位化正在改變我們進行業務以及與同事互動的方式。那麼，這些技術是如何重塑傳統會議室的呢？未來的會議室將會是什麼樣子？本文將帶您深入探討。

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從實體會議室到虛擬空間，是時候改變會議模式

多年來，為了配合傳統的辦公室工作風格，會議室的硬體和型態基本沒有太大變化，但是，在過去三年內，實體辦公室經歷了重大改變，像是員工遠端工作、在視訊會議平台上進行更多會議、面對面的客戶會議減少。

雖然會議室仍是討論和決策的場所，但其型態和用途已經發生了變化。現在，我們需要了解員工會怎麼使用會議室。因此，我們首先要問的是：為什麼需要會議室？

在確定以下幾個問題後，您可以更深入地了解員工的需求，並利用能夠提升會議參與度和提升生產力的技術，重新設計或翻新會議室。

從改善定期會議著手，例如每日例會。這類會議不需要親自到場，但所有人都應能使用雲端文件工具，如 DocuWorks，以進行同時編輯和即時更新。

如果是混合式會議，與會者包括線上和現場參加者，請確保會議室配備數位白板。使用這類工具能讓所有與會者都能提出意見，並在會後立即記錄和分享。

為了簡化會議時的專案進度檢視，考慮使用多合一工作平台，如 kintone 或 DocuWorks。這類解決方案會在專案完成各階段主動通知您，讓團隊能更快做出明智決策，避免瓶頸。減少會議次數可以讓員工有更多時間專心處理有生產力的工作。

策略和腦力激盪會議需要靈活地適應不同需求。為了維持會議室的可用性和靈活度，請務必整合會議室軟硬體設備。

如果是混合式會議型態，建議您使用可自動偵測簡報者在討論時位於正前方的攝影機，讓所有線上與會者可清楚看到簡報者；如果是真人到場討論，所有人都應能從自己的電腦或行動裝置進行無線投影，以快速轉換簡報。

如果您是參加混合式會議的線上與會者，主動參與討論的機會較少。支援螢幕分割的會議室工具，例如 Innex Cube，能將會議室中的成員顯示為個別方塊，讓線上與會者感到更自在、更有參與感。

其他解決方案，如 Innex C830 會議攝影機，提供六種版面配置模式，以便遠端與會者檢視個別成員、簡報者和其他人（或總覽團體及個別成員）。

升級會議室影音解決方案時，有些人可能認為聲音比畫面更重要。無論是內部討論或向客戶提案，語氣對理解與會者的想法至關重要。

小巧但功能齊全的 Jabra 會議室喇叭是辦公室必備的絕佳工具。此揚聲器易於攜帶，不需要每間會議室配備一台。

企業應翻新會議室，以提升未來的協作及生產力。以下列出現在數位化會議室的理想樣貌：

靈活敏捷: 未來的數位工作場所會更多元，不同世代和國家的人彼此協作和溝通。這意味著會議室必須具備高度多功能性和適應性，以便根據會議目的或團隊工作風格設定會議室，打造鼓勵協作和激發創意的包容環境。
無邊界協作: 想像來自世界各處的團隊在進行專案時合作，跨越地區的藩籬，只要使用雲端資料庫平台及團隊協作軟體，未來的會議室就會成為文化、創意和人才的集散地，促進企業內部的全球化思維。
互動式工作場所:互動式顯示器、虛擬實境和擴增實境等創新會讓未來的會議室更具沉浸性和互動性。您與團隊成員可以像真人到場一樣進行討論，大家都能輕易分享創意和將概念視覺化，不僅能提升參與度和生產力，還能激發創意和創新。
智慧自動化:自動化逐漸成為工作場所的日常，包括使用人工智慧 (AI) 輔助處理工作，如做筆記、設定議程和安排會議。團隊可以全心專注於策略性更高的企劃，節省寶貴時間。
永續性和綠色倡議這些概念正在成為數位工作場所的基礎。在會議室採行環保實務可將碳足跡降到最低，為更綠色的未來盡一份心力，包括使用節能燈具及設備、鼓勵回收和減少浪費。

現在，辦公場域已將會議室的概念拓展到超越實體空間的範圍，進化成能讓人跨越地區及時區的連網環境。

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