5步驟，打造兼具資安與無框行動辦公的新世代
如今，行動辦公已不再是一種選擇，而是趨勢、是企業應對全球競爭的策略。各產業的IT人員必須預先洞察轉型的方向，採取最新的行動技術以應對傳統辦公無法滿足行動化的需求。加上，突如其然的疫情COVID-19新型冠狀病毒大爆發，導致許多企業宣布延期復工、禁止群聚會議、員工出差等等，讓不少管理者措手不及，嚴重影響企業正常營運。
打造兼具資安、無框行動辦公，成為IT人員防疫的最大挑戰！
為因應疫情蔓延，許多企業將執行遠距工作(remote work)、在家工作 (work from home) 和BYOD 自攜式裝置 (Bring your own device, BYOD) 行動辦公模式，但這也為IT人員帶來許多挑戰，例如管理多個BYOD自攜式設備、預防資安風險、訂定行動管理策略等等。
不用擔心！台灣富士軟片資訊透過以下五步驟，協助IT人員導入行動辦公模式，善加利用多元完備的解決方案，讓這波疫情危機變數位轉機。
步驟一：訂定全面性行動辦公策略
首先，確立行動辦公的目標！有明確的目標，才能訂定具體的行動方案。
仔細思考企業預計要達成的業務目標是什麼？例如，因應疫情等突發狀況或改善客戶服務、提高員工生產力等等。並進一步思考如何透過行動辦公實現這些目標？完成目標訂定後，再來展開相對應的行動辦公策略和建置硬體設備。
所謂建置行動辦公的硬體設備，並不是要全部打掉重練！可透過資源盤點評估公司內部現有的基礎設備，從網路、安全防護系統到通訊設備等等，都必須列入評估，因為這將影響到行動辦公系統建置和展開的模式。
步驟二：聚焦用戶體驗---行動響應式網站？行動APP？
正式展開行動辦公之前，請先決定要開發行動響應式網站 (mobile responsive website design, RWD) 還是行動APP？還是兩者通用？開發RWD響應式網頁相對於行動APP更容易且快速；但是，若希望員工和客戶的使用參與度更高，那麼可以考慮採用行動APP。 RWD網站或行動APP各有優缺點，該如何取捨？可聚焦在用戶體驗，依據員工或顧客使用需求，考量工作流程操作便利性等因素，以便決定採用哪種方案。
步驟三：訂定因時制宜的BYOD資安政策
起初大多企業選擇導入BYOD自攜式裝置工作模式，主因是為了節省硬體成本，但也可能因此面臨資訊安全漏洞的挑戰。透過訂定BYOD資安政策，整合行動裝置、資訊安全、虛擬化和網路政策管理，以便提升員工使用體驗並強化資訊安全性。
延伸閱讀，了解如何訂定資安政策：五大思考點，幫助企業訂定BYOD資安政策
步驟四：公有雲或私有雲？選擇適合的雲端服務
無論採用哪種雲端服務或設備，都可享受雲端帶來更有效的通訊和協作，當然包括文件列印！ 許多企業因應資安管理，限制員工使用USB儲存裝置；台灣富士軟片資訊股份有限公司提供Cloud-on-Demand Print雲端隨需列印解決方案，員工無須安裝多個事務機驅動程式或使用額外的USB，即可透過電腦或行動裝置將文件上傳至雲端，透過內部管理的帳號或密碼進行身分驗證，並可選擇不同地點的台灣富士軟片資訊多功能事務機進行列印，同時實現無框行動辦公、資訊安全的工作模式。 簡言之，不論是採用公有雲或私有雲，甚至混和雲部署，都應將企業內部的工作流程納入考量，並選擇最適合企業的雲端服務。
了解更多：雲端隨需列印解決方案
步驟五：資安第一，安全至上
除了保護行動裝置的資訊管理安全外，文件資料安全管理更是企業必修課題。有人說，多功能事務機是文件資安的漏洞！？ 這麼想可就錯了！
以資訊安全為第一考量的台灣富士軟片資訊股份有限公司多功能事務機，早已推出一套嚴謹的資安管理解決方案：
ApeosWare Image Log Management文件影像備份管理系統。該系統結合系統管理工具及身分驗證功能，透過追蹤所有文件經多功能事務機處理的相關程序，同時執行複印、列印、掃描和傳真功能並加強保護公司重要資訊；例如，該系統可記錄使用者所有操作細節（管理者可查出哪位使用者在哪個時間點、哪台事務機經手哪些文件）、文件流向，有效防止資訊外洩。
建構資訊安全的辦公環境，是為了降低潛在的企業風險，讓機密文件在對的時間點，給對的人，發揮最大的效益！
延伸閱讀，了解如何提升資安意識：提升核心競爭，企業該更新的5個資安思維