ในฐานะองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรขนาดเล็ก Sunsar Maya จึงมีพนักงานไม่มาก แต่ก็ยังคงต้องมีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานเอกสารต่ ง ๆ เช่น การทำรายงานส่งให้ผู้บริจาคเงิน “เวลานี้เมื่อปีที่แล้ว ตอนที่ฉันกำลังทำรายงานประจำปี แล้วต้องเปิดสเปรดชีตอันนั้นทีอันนี้ที ทำเอาฉันแทบบ้าเลยค่ะ” เยฮาน เซราฟี กรรมการบริหารและหนึ่งในผู้ก่อตั้งกล่าว

“โครงการของเรามีหลายแง่มุมไม่ว่าจะทั้งด้านการแพทย์และด้านกายภาพ ด้านอารมณ์และด้านการศึกษา” เธออธิบาย “ทั้งหมดเริ่มรุมเร้าเข้ามาเรื่อย ๆ เราจะวัดพัฒนาการของเด็กตามเวลาที่ผ่านไปอย่างไร เราจะวัดผลของทั้งกลุ่มได้อย่างไร เราจะวัดตามอายุและตามชั้นเรียนได้อย่างไร เราจะทราบความต้องการของเด็กแต่ละคน และรู้ว่าเด็ก ๆ มีจุดอ่อนที่ตรงไหนได้อย่างไร”

ปริมาณข้อมูลของเด็กแต่ละคนนั้นเริ่มสะสมเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ และทางทีมก็จำเป็นต้องเชื่อมโยงทั้งหมดเอาไว้ด้วยกัน แต่ฐานข้อมูลแบบเดิม ๆ นั้นไม่มีความสามารถในการปรับแต่งเหมือนกับของ Kintone

“ข้อมูลของเราแตกต่างหลากหลายมากค่ะ” เยฮานกล่าว “อย่างเช่นว่าเราต้องเปรียบเทียบความก้าวหน้าทางอารมณ์กับบันทึกสุขภาพ มันต่างกันมากจนเราไม่สามารถใช้ฐานข้อมูลธรรมดาทั่ ไปได้” เยฮานและทีมงานจึงหันมาใช้ Kintone หลังจากประสบปัญหาการใช้งานด้วยสเปรดชีตใน Excel

ตอนนี้ไม่เพียงแต่สามารถจัดการกับข้อมูลได้มากขึ้นและปรับแต่งได้มากขึ้นภายในแพลตฟอร์มบริหารจัดการฐานข้อมูล Kintone แต่เยฮานยังสามารถเปลี่ยนข้อมูลให้กลายเป็นภาพและ ราฟเพื่อนำไปใส่ในรายงานประจำปีสำหรับนำเสนอให้ผู้ ริจาคอีกด้วย

องค์กรพยายามที่จะบรรลุเป้าหมายการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องเพื่อมอบบริการที่ดีที่สุดให้กับเด็ก ๆ “การที่ได้พบกับสิ่งที่ตอบโจทย์อย่าง Kintone ทำให้เราสามารถมองเห็นพัฒนาการ และระบุทราบสิ่งที่จำเป็นต้องทำในรูปแบบที่ตรงไปตรงมา โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายติดตั้งอะไรมากมาย ส่งผลดีกับองค์กรของเราอย่างมากจนคาดไม่ถึงเลยทีเดียว””