ในปี 2016 insurance110 ผู้ให้บริการประกันภัยสัญชาติญี่ปุ่นที่มีบริษัทอยู่ในสหรัฐอเมริกาต้องการเปิดสำนักงานแห่งที่สี่ ในขณะที่ประธานกรรมการบริหารและผู้ก่อตั้ง โยชิฮิโระ อาริชิกะ และทีมของเขาอยู่ระหว่างวางแผนการขยายนั่นเอง พวกเขาก็ตระหนักว่าวิธีการดำเนินงานในปัจจุบันของตนนั้นจะต้องเผชิญความท้าทายที่ชัดเจน หากพวกเขาเพิ่มจำนวนสำนักงานมากขึ้น

ประการแรก ข้อมูลลูกค้านั้นอยู่ในรูปแบบกระดาษที่ลูกค้าเป็นผู้กรอกเท่านั้น โยชิฮิโระต้องเดินทางไปยังสำนักงานแต่ละแห่งด้วยตัวเองและนำกระดาษดังกล่าวออกมาเพื่อยืนยันสถานะของลูกค้ากับพนักงาน ประการที่สอง ข้อมูลฝ่ายขายนั้นอยู่ในรูปแบบสเปรดชีต Excel ที่แบ่งปันกันผ่าน Dropbox ซึ่งพนักงานจะเป็นผู้คอยอัปเดตในแต่ละวัน ถึงแม้จะมีการจัดการในรูปแบบดิจิทัลที่มีการแชร์ร่วมกัน แต่บางครั้งข้อมูลสำคัญก็ถูกลบไปโดยบังเอิญ เนื่องจากมีพนักงานหลายคนทำงานในเอกสารเดียวกันพร้อม ๆ กัน

ทางบริษัทตระหนักดีว่าจะต้องเกิดอุบัติเหตุในรูปแบบนี้มากขึ้นอย่างแน่นอน หากมีจำนวนสำนักงานและพนักงานเพิ่มมากขึ้น

““รูปแบบการทำงานที่เราใช้ในอดีตนั้นมีปัญหาในด้านความเร็วและความยืดหยุ่น แต่ Kintone นั้นแตกต่างออกไป ผมสามารถสร้างแอปพลิเคชันด้วยตัวเอง โดยจัดวางหน้าตาในแบบที่ต้องการ และพนักงานก็สามารถเรียนรู้วิธีปรับแต่งแบบฟอร์มได้ด้วยตัวเอง” โยชิฮิโระกล่าว

ประโยชน์อีกข้อของการเปลี่ยนมาเป็น Kintone นั้นมาพร้อมการเปลี่ยนมาสู่ระบบใหม่ “การเปลี่ยนจากระบบการดำเนินงานรูปแบบเดิมของเรามาเป็น Kintone นั้นเป็นไปอย่างราบรื่นมากครับ” โยชิฮิโระกล่าว

เมื่อตอนที่ใช้ Dropbox และสเปรดชีต ผมต้องใช้เวลาถึง 30 นาที เพื่อจะทำความเข้าใจสถานะยอดขายโดยรวม” เขากล่าว “ผมต้องเปิดสเปรดชีตของสำนักงานแต่ละแห่งขึ้นมาดู ซึ่งก็จัดเก็บแยกกันอยู่ในแต่ละโฟลเดอร์ จากนั้นจึงค่อยเลือกแต่ละไฟล์ แต่ด้วย Kintone ผมแค่เพียงล็อกอิน แล้วรายงานสรุปยอดขายจากทุกสำนักงานก็จะแสดงอยู่ตรงหน้าบนพอร์ทัล ภายในเวลา 3 นาที ผมก็เสร็จสิ้นกับกิจวัตรประจำวันในการตรวจสอบสถานะยอดขาย”

ทีมของโยชิฮิโระยังคงเดินหน้าสร้างแอปใหม่ ๆ อย่างต่อเนื่องเพื่อทำให้กระบวนการในการทำงานนั้นสอดคล้องเป็นหนึ่งเดียวกัน “แอปพลิเคชันล่าสุดที่เราสร้างขึ้นคือแอปพลิเคชันบริหารจัดการการสอบถามทางเว็บ โดย 80-90% ของการสอบถามที่เราได้รับนั้นมาจากทางเว็บไซต์ และก่อนหน้าจะใช้ Kintone เราให้พนักงานนำคำถามที่ได้รับมาแชร์กับทางทีมผ่านอีเมล แต่เมื่อมี Kintone เราก็สามารถมอบหมายให้กับพนักงานที่รับผิดชอบได้โดยตรง และสามารถทราบถึงสถานะของทิกเก็ตสนับสนุนแต่ละรายการได้ หรือแม้แต่ทิกเก็ตที่ยังไม่ได้รับการจัดการทั้งหมดนี้ได้อย่างรวดเร็ว” โยชิฮิโระกล่าว

Kintone ไม่ได้แค่ช่วยให้ชีวิตของโยชิฮิโระง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงชีวิตและการทำงานของพนักงานในบริษัทของเราด้วย บริษัทได้ขยายสำนักงานจาก 3 แห่ง ไปเป็น 9 แห่ง ภายในระยะเวลาเพียง 2 ปี “เรียกได้ว่าพลิกเกมให้กับเราจริง ๆ ครับ” โยชิฮิโระกล่าว “ด้วย Kintone เราจึงสามารถโฟกัสกับสิ่งที่ทำให้ insurance110 อย่างยอดเยี่ยม นั่นคือการมอบผลิตภัณฑ์ดี ๆ ที่มุ่งเน้นที่ลูกค้าเหนือสิ่งอื่นใด””