하이브리드 근무 환경에서의 효과적인 커뮤니케이션 방법

“오늘날 하이브리드 직장은 커뮤니케이션이 난무하는 곳입니다. 커뮤니케이션의 양은 늘어난 반면 품질은 오히려 저하되고 있습니다. 그 결과 기업들은 중요한 업무에 더 많은 시간을 할애하면서도 흡족한 성과를 내지 못하고 있습니다.” 이 인용문은 그래멀리 비즈니스 앤 해리스 폴(Grammarly Business and The Harris Poll)이 최근 실시한 한 비즈니스 커뮤니케이션 연구에서 발췌한 것입니다. 비효과적인 직장 내 커뮤니케이션은 생산성 저하로 이어집니다.

가상 회의에서든 직장 플랫폼에서든 관계없이 귀사와 귀사의 팀이 보다 효과적으로 커뮤니케이션을 수행하여 비즈니스 워크플로가 원활하게 실행되도록 하려면 어떻게 해야 할까요?

가장 먼저 할 일은 문제의 소재를 파악하는 것입니다.

비효과적인 직장 내 커뮤니케이션을 식별하는 세 가지 방법

사무실에서 일어나는 커뮤니케이션 오류는 어제오늘 일이 아닙니다. 갈수록 더 많은 업무가 온라인으로 이전되면서 물리적 사무실에서든 디지털 근무 환경에서든 앞으로는 이러한 커뮤니케이션 오류를 피하는 방법을 배워야 합니다.

하이브리드 근무는 물리적 거리가 있기 때문에 커뮤니케이션 채널에 과부하가 발생하고 직원간 소통이 단절되면서 커뮤니케이션 오류를 초래할 수 있다고 합니다. 하지만 기술을 올바르게 잘  활용한다면 하이브리드 근무는 오히려 팀의 협업과 대면 및 가상 연결 모두를 강화할 수 있습니다. 

이를 위해서는 먼저 비생산적인 직장 내 커뮤니케이션의 징후들을 인정할 수 있어야 합니다. 경계해야 할 비효과적인 직장 내 커뮤니케이션의 세 가지 주요 징후는 다음과 같습니다.

1. 작업이 제대로 관리되지 않는 경우

조직화가 결여되면 관리자가 제대로 작업을 위임하기가 어렵고 이로 인해 직원들이 마감을 지키지 못하거나 업무가 지연됩니다. 이러한 문제는 고객 관계에 영향을 줄 수 있습니다.

2. 직원들이 업무에 몰입하지 못하는 경우

전 세계적으로 업무에 몰입하는 직원들은 그렇지 않은 직원에 비해 수익성이 21%, 생산성이 17% 더 높습니다. 직원들은 과도한 업무량에 노출되면 업무에 몰입하지 못하는 경우가 많습니다. 예를 들어, 채팅과 이메일 알림 또는 시간이 많이 소요되는 수작업 등은 업무 집중도를 쉽게 해칠 수 있습니다.

3. 회의 참여율이 낮은 경우

오늘날의 근무 환경에서 회의는 아주 흔한 일입니다. 하지만 회의에 적극적으로 참여하는 것이 항상 쉽지만은 않습니다. 새로 합류한 팀원의 경우에는 대면 회의 중 자신의 생각을 공유하기가 어려울 수 있습니다. 그래도 대면 회의의 경우 그 성격상 온라인 회의보다 참여율이 더 높습니다.

직장 내 커뮤니케이션을 개선하는 방법

작업에 관한 커뮤니케이션 수행 방법의 간소화 및 자동화

투자수익률을 극대화하기 위해서는 직장 내 커뮤니케이션을 위한 여러 기술을 통합하는 것이 중요합니다. 이러한 플랫폼 또는 솔루션을 표준화하면 직원들이 이에 편안함을 느끼고 익숙해질 수 있습니다. 이때 올인원 워크플레이스 플랫폼을 도입하면 이러한 효과를 얻는 데 도움이 됩니다.

올인원 워크플레이스 플랫폼은 팀의 워크플로에 대한 전체 가시성을 제공하는 맞춤형 대시보드를 제공합니다. 이러한 플랫폼에는 직원들이 보다 효과적으로 협업할 수 있도록 도와주는 태깅이나 코멘트와 같은 기능이 내장된 경우가 많습니다. 또한 워크플레이스 대시보드는 작업을 준비하고 할당된 작업을 추적하고 데이터 주도 결과를 창출하고 직원 생산성을 강화하도록 도와줍니다. 한 IT 업체는 올인원 워크플레이스 플랫폼을 도입한 결과 생산성이 200% 이상 향상됐습니다.

팀원들과 공유된 디지털 업무 공간을 생성하면 최신 정보를 원활하게 교환할 수 있고 프로젝트의 진행 상황을 모두 함께 모니터링할 수 있습니다. 새로운 문서를 보낼 때 알림 발송을 자동화하여 시간을 절약하고 업무 효율을 향상시킬 수도 있습니다. 이러한 알림은 모바일 장치로 전송되므로 하이브리드 및 원격 직원들도 새로운 문서를 확인하지 못하고 넘어갈 위험이 없습니다. 이를 통해 기록 및 계약을 더 빨리 처리할 수 있어 결과적으로 직원, 팀, 고객 모두에게 이익이 됩니다.

채팅 커뮤니케이션 개선

오늘날의 하이브리드 직장에는 보다 민첩한 근무 환경이 필수적입니다. 하지만 채팅 및 메시징 채널이 너무 많다 보니 업무 집중도가 떨어질 수 있습니다. 2023년에 마이크로소프트가 실시한 한 조사에 따르면 응답자의 68%는 근무중 중단 없이 집중적으로 일할 수 있는 시간이 충분하지 않다고 답했습니다. 또한 포브스가 실시한 한 조사에 따르면 응답자의 46%는 오랫동안 메세지에 대해 응답을 받지 못할 경우 스트레스를 받는다고 답했습니다.

대부분의 직원들이 여러 디지털 커뮤니케이션 방법 중에서 이메일을 가장 선호함에도 불구하고 디지털 업무 공간에서 이메일만 사용하는 것은 더 이상 가능하지 않습니다. 보다 다양한 커뮤니케이션 채널이 사용되어 커뮤니케이션 효과 및 정보 공유를 강화할 수 있는 방법이 있습니다. 통합 커뮤니케이션 솔루션을 도입하면 디지털 직장에서 커뮤니케이션이 효과적으로 수행되고 직원이 요구하는 기준을 만족하도록 하는 데 필요한 소프트웨어 및 하드웨어를 얻을 수 있습니다.

하드웨어 업그레이드

마지막으로, 직원들이 어디서나 손쉽게 커뮤니케이션을 수행할 수 있도록 하드웨어를 업그레이드하는 것이 대단히 중요합니다.

직원이나 고객과의 원격 회의는 특히 화질이 나쁠 때 상대방의 말이나 자료를 정확히 이해하기가 매우 힘들 수 있습니다.

협업 가상 회의를 위한 완전 통합 솔루션

귀사와 귀사의 팀이 회의 경험을 개선하도록 도와줄 네 가지 하드웨어는 다음과 같습니다.

1. 4K 동영상 디스플레이가상 회의에서도 대면 회의 수준의 몰입도를 제공하는 협업 환경을 만들 수 있습니다.
2. 고성능 웹캠가상 환경에서 보다 효율적인 커뮤니케이션을 지원하도록 설계된 웹캠입니다.
3. 노이즈 캔슬링을 지원하는 고급 헤드셋 플러그앤플레이 화상 회의 스피커폰을 이용하여 원활한 커뮤니케이션을 지원합니다.
4. 디지털 업무 공간 다양한 멀티미디어 콘텐츠를 활용하여 소극적인 프레젠테이션을 영향력 있는 프레젠테이션으로 바꿀 수 있습니다.

하이브리드 근무 환경을 위한 향상된 커뮤니케이션 보장

다양한 직장 내 커뮤니케이션 기술을 강화하여 사무실에 있든 집에 있든 또는 이동중이든 관계없이 모든 직원을 위한 생산적이고 역동적이며 협업적인 근무 환경을 구축하세요.

후지필름비즈니스이노베이션이 귀사 조직의 디지털 전환을 돕는 방법에 대해 좀 더 자세히 알아보세요.