【營商視野】電子文件管理系統 企業數碼轉型致勝關鍵
電子文件管理系統
企業數碼轉型致勝關鍵
環顧全球，大小企業都為成功邁向數碼轉型而竭盡所能。要實現這目標，關鍵之一是找到合適的電子文件管理系統（EDMS）。市面上同類型產品的功能五花八門，各適其色，但它們的核心均是透過數碼技術，令文件分類及存取管理更有效率、更安全。透過選擇優質的電子文件管理系統，企業可藉此創建電子互動平台，增強與客戶的互動交流，同時提升客戶滿意度，從而令公司業務增長。
多年來，紙張一直是製作文件或表格的傳統工具。雖然紙張文件有不少優點，但無可否認，文件製作及管理逐漸由實體紙張轉為數碼形式，已成為辦公室日常運作的大趨勢。尤其現今商業社會講求工作效率和環保意識。更重要的一點是，公司透過採用妥善周全的電子文件管理系統，不單可減省成本，也有助落實更嚴格的數據安全管理守則。此外，由於商業資訊是公司重要的財產，為免重要文件因任何天災或盜竊等事故造成損失，企業必須考慮妥善的災難修復及數據轉移的應急方案。
周全的電子文件管理系統可為公司帶來甚麼好處？
1) 文件保安萬無一失
紙張文件容易受損毀，例如火災、水浸或發生其他不可預測的天災事故，反觀利用電子文件管理系統，既可確保文件妥善存儲，又方便建構一套全面的災難修復守則。另不得不提，除可能出現遺失或損壞的風險外，也需要面對資料外洩的問題。透過設定權限方式，可確保敏感文件的使用權；公司亦需要依照現行的資料保護法例和規定，制定妥善的文件存取及保管政策。電子文件管理系統能夠將各種監管規定及公司內部程序自動融入日常工作流程中，以確保滿足相關法規的要求。再進一步，電子文件管理系統具備文件加密及追蹤功能，不但會對文件管理的存取流程進行記錄，萬一文件遭意外修改時，也能修復成以往儲存的版本。
2) 節省成本
以人手進行文件管理需虛耗大量時間。根據國際顧問公司麥肯錫（McKinsey）報告，一名員工為尋找所需文件，每星期共需花費超過9個小時。 當公司規模愈大，每年將會因而花費大量時間於文件管理上，導致工作效率大減。根據信息及影像管理協會（AIIM）研究，42%公司在採用電子文件管理系統後，成功於12個月或以內達至投資回報平衡，另57%的公司則可在18個月或以內成功達至平衡。 利用電子文件管理系統將文件自動妥善分類存儲，並透過元數據和相互索引，任何時候取用文件都易如反掌。
3) 簡化操作流程 讓工作更暢順
每當文件被上載到文件管理系統，一律均會建立標籤和索引以便日後使用，公司因而擁有一個龐大的電子文件庫，優化工作流程及縮短尋找所需文件時間，同時，電子文件系統提供便利的途徑，讓員工隨時隨地可以使用手機流動應用程式取用文件。系統亦可以新增提示訊息，協助有關用家依照正確的程序使用不同種類的文件。
4) 愛護環境
羅兵咸永道會計師事務所（PwC）的研究，單在美國，每年耗用的紙張文件數目竟超過4萬億張，且按年遞增22%。 單計算辦公室耗用的紙張，一名文員每年所衍生的碳足跡 (Carbon Footprint) 便高達35公斤。 作為對環境負責的公司，應制定和採取更積極的環境政策，當中包括大量減少利用紙張文件。AIIM指出，公司採用數碼化存檔系統取代紙張存檔，更可以為辦公室節省60%的儲存空間。
5) 文件管理融入商業模式
利用電子文件管理系統，將審批、工作排程、開立發票、報稅等業務流程，融入機械人流程自動化（RPA），更進一步強化數據處理能力，優化業務流程。同時，透過安全和具追溯力的系統化文件管理平台，員工可以更容易及安全地將內部文件與外部合作夥伴分享。
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資料來源：
[1] https://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy
[2] https://www.aiim.org/pdfdocuments/IW_Paper-free-Capture_2012.pdf
[3] https://structuredweb.com/sw/swchannel/CustomerCenter/documents/4753/8225/CostofDocs.pdf
[4] https://www.carbon-footprint.hk/PDF/EPD_CA_Guidebook_Office_English.pdf
[5] https://www.aiim.org/pdfdocuments/MIWP_Capitalizing-on-Content_2011.pdf
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梁偉雄
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