數碼轉型如何提升業務韌性

「我不知道我未知之事。」

屢獲殊榮的奢華精品酒店集團奧華，其財務總監崔雅文表示，在數碼轉型之旅中，人力資源、銷售及營運等各部門都要應對未知的挑戰。

身處瞬息萬變的時代，面對新技術生命週期的不確定性，實在難以選擇和整合新技術。我們與崔雅文進行訪談，了解她於財務部如何作出重大決策，以及安排數碼轉型投資的優先順序。

應對瞬息萬變的時代，企業應如何決定員工、科技和創新的投資優先次序？

員工、科技和創新各方面都舉足輕重，因此決定優次至關重要。應用80/20法則評定最重要的範疇、評估可用資源，並專注於影響力較大的項目。

雖然有些範疇可以小額投資換取高回報，但以科技而言，往往需要一定的投資才能令項目取得成功。除了願意分配資源進行初始投資之外，領袖亦必須進行策略規劃。

這一切都要為有效發揮人與科技之間的協同作用而策劃，務求在面對逆境時仍能繼續維持業務。

如果逆境是推動數碼轉型的因素，你對透過數碼轉型去提升業務韌性有甚麼看法？

數碼轉型在打破地域界限方面發揮重要作用，員工可隨時隨地完成工作。數碼轉型亦擴大人才庫，為企業帶來新機遇。因為我們不知道未知之事，所以業務韌性源自於探索未知的經驗。理解不同的可能性並採取行動，便是數碼轉型驅動企業提升韌性的方式。

對於企業而言，展開數碼轉型之旅時，了解員工的需求有多重要？  

培訓

企業必須準備參考資料和影片，確保為員工提供全面的培訓。培訓應持續進行，不應只培訓特定團隊成員，而且要培訓新入職的員工，確保業務可持續營運。

實施

落實執行同樣重要，科技有效與否，視乎如何運用。如果實施不當，即使是最先進的系統也可能會失敗。

項目能否順利進行，視乎使用者的熟練程度，而這是透過妥善安排的培訓來實現。

對於企業而言，進行持續創新以維持競爭優勢有多重要？

這一點相當重要。企業需要不斷進步去面對瞬息萬變的營商環境，要邁向未來，過往一直的做法未必可取。

為滿足不斷變化的需求，持續創新非常重要。雖然我們不想一直改變目標，但必須保持靈活彈性。我們考慮採用的任何創新舉措，都必須具有可擴展性和易於適應，因為較長的實施期可能會導致解決方案過時失效。

數碼轉型計劃要有效帶來更多收入，主要原則是甚麼？

對我來說，三大支柱是選擇、實施和培訓。企業在市場最佳方案和多功能方案之間作出選擇時，需要進行仔細評估，因為這些方案可能成本不菲。

接下來的問題是由誰來負責實施和培訓。相關領域的專家對於成功實施起了關鍵作用。

各種新挑戰隨改變而來。在數碼轉型之旅中，你遇到哪些行業挑戰？

另一個便是我稱之為「我們不知道未知之事」的挑戰。這令業務探索階段變得非常重要，亦因如此，我們必須與專家合作，以確保企業在整個過程中獲得指導和建議，否則便難以發揮方案的真正潛力。最後，整合不同技術也會遇到困難。

身為公司高層，同時要提升韌性以應對未來，企業領袖應關注數碼轉型的哪些範疇？

就自己而言，我最關注的是有關特定技術的選擇，並需要掌握全局。技術生命週期和實施資源可用性的變數是我主要關心的問題。所以，我會不斷反思是否採用了合適的解決方案，並盡量選擇可擴展、非冗餘的解決方案。

面對不斷變化的需求，數碼轉型如何提高企業的適應力？

透過數碼轉型將應付賬款等流程自動化，令資料更方便存取，我們就能輕鬆進行業務分析，並駕馭瞬息萬變的環境。我們不用再浪費時間找資料，只需運用搜尋功能，即可輕鬆獲得所需資料。

你與富士膠片商業創新澳洲攜手展開的數碼轉型之旅，感覺如何？你實施了哪些解決方案、產品或服務？

我們利用M-Files和ABBYY FlexiCapture，改變應付賬款流程。有賴自動化，從前每天人手處理僅50至100張發票，現時已可處理更多發票。現時整個流程都以數碼方式完成，審批、工作流程效率、員工滿意度和供應商關係等均得到改善。

富士膠片商業創新澳洲如何幫助企業透過數碼轉型提升業務韌性？

富士膠片商業創新澳洲提供了莫大幫助，超乎了我們預期。他們對所需行動及最佳實踐方法作出的建議，與我們的業務需求完全一致。此外，團隊提供的培訓和持續支援均十分出色。

富士膠片商業創新澳洲令你最印象深刻的是甚麼？ 

富士膠片商業創新澳洲提供的產品和服務令我印象深刻。大約一年前，我聯絡他們的團隊，表示希望採用機械人流程自動化解決方案來進行發票編碼。

他們了解企業的需求後，便告訴我實際上不需要機械人流程自動化解決方案來做到這一點，只需要文件管理解決方案如M-Files。他們的專家並非單純提供我認為有需要的東西，而是深入了解我們的業務難題，然後推薦適切的解決方案。

這便是正確的做法。有時候，客戶需要專家指導，才能找到通往目的地的最佳路線。

你的短期和長遠數碼轉型目標是甚麼？

短期內，我們的目標是進一步將工作流程數碼化，不再使用紙張、人手處理Excel表格和 PDF。長遠來看，我希望將由採購到收取款項的流程自動化，盡量減少人手操作，並令整個過程暢通無阻。

面對持續的改變，你會對企業領袖作出甚麼建議？

大家可以考慮採用數碼轉型計劃中的80/20法則。對症下藥，優先考慮對企業最大影響的事情。此外，仔細選擇並逐步實施解決方案，確保方案符合業務需求，並避免短期冗餘的情況發生。